الأرشيف والأرشفة الإليكترونية

  1. #1
    zakarov

    zakarov مدون جديد

    الأرشيف والأرشفة الإليكترونية


    الأرشيف والأرشفة الإليكترونيةالمقدمة
    شهد العقد الأخير من القرن العشرين تطورات عميقة وشاملة في مجالتكنولوجيا المعلومات والاتصالات ، ذلك أن التطورات الحديثة عبر الشبكات أتاحتالفرصة لربط أجزاء العالم مما حتم على كثير من المؤسسات والإدارات دخول عالمالإليكترونيات من أوسع أبوابه من أجل البقاء وإيصال الرسالة للعالم أجمع ،واجراءالعمليات والمهام بشكل أسرع، وشملت هذه التطورات جميع مجالات المكتبات والمعلوماتبما في ذلك الأرشيف الذي مر بتطورات كثيرة من الصلصال إلى الورق وأخيرا إلىالإليكتروني حتى قيل أن أرشيف القرن الحادي والعشرين إليكتروني مما يؤكد على أهميةهذا النوع من الأرشيف لذلك قامت كثير من الدراسات والبحوث والبرامج والأنظمة التيتقوم على تنظيم الأرشفة والأرشيف الإليكتروني لذلك حاولت البحث عن هذا الموضوع وسبرأغوار الأرشفة والأرشيف الإليكتروني للتعرف عنهما بأسلوب أعمق وتوضيح مفهومهوأهميته التي غابت عن أذهان كثير من القراء .الأرشيف والأرشفة والمصطلحات ذات العلاقة :الأرشيف:مجموعة الوثائق الأرشيفية المنظمة من خلال العمليات الفنية المتمثلة فيالاقتناء والتصنيف أو الفهرسة بغية الحفاظ عليها وتيسير سبل الاستفادة منها عن طريقإعداد وسائل الإيجاد المناسبة وتقديم الخدمات للمستفيدين من الأرشيف[1].عبارة عن مقتنيات من الأوراق والوثائق والصور غيرالمنشورة غالبا ، تحفظ لأسباب تاريخية، مع بعض المواد الأخرى ، وتنشأ هذه الوثائقمن نشاطات للقطاع العام والخاص ‏‎ ((الأرشيف ‏الجاري)) current archivesالمكان الذي تحفظ فيه الوثائق الجارية، أي التي تستعمل يوميا للحاجة‏إليها في العمل. الأرشفة archivingعملية تخزين البيانات والمعلومات على وسيطإليكتروني لمدة طويلة الأجل لأهميتها وندرتها ، ولأسباب تاريخية وأمنية ،واسترجاعها وقت الضرورة[2].أو هي عملية حفظ وتخزين الوثائق التي سوف تستعمل في البحث ‏التاريخي،لأنها غير ذات فائدة جاريةالموادأرشيفية archival material :عبارة عن سجلات وكتب قديمةونادرة ..إلخ ، ليس من السهل تعويضها وتحتاج إلى صيانة ومعالجة خاصة[3].أهمية الأرشيف والأرشفة الإليكتروني : يعتبر الأرشيف وسيلة عمل، وأداة تسيير للمؤسسات علىغرار الموارد الأخرى سواء أكانت بشرية أم مالية أم مادية؛ و التحكم في تسييرالأرشيف ينعكس إيجابياً على حسن التسيير للمؤسسات مهما كان مجالتخصصها
    دور مهنيوالأرشيف في البيئة الإليكترونية الجديدة :إنمهنيي الأرشيف معنيون بإنشاء السجلات وحفظها ، وتنظيمها ووصفها وإتاحتها لاستخدامالمستفيدين؛ ويحتاج عملهم إلى مؤهلات علمية عالية وخبرات عملية مختلفة ، لذلك وجبتقديم الدورات المناسبة لهم لكي تنجح عملية الأرشفة الإليكترونية وبالتالي نجاحالأرشيف الإليكتروني ومن هذه الدورات كما أشارت د. سناء التكروري[4]علىسبيل المثال لا الحصر :دورات في مجال التدريب المستمر :مقدمة إلى إدارة نظم حفظ السجلات ،إدارة الأرشيف،إدارة سجلات الأرشيف الإليكترونية ، أدوات إدارة نظم، الوثائق الإليكترونيةوأرشيفات البيانات ، تصميم قواعد البيانات ، إدارة الملفات الشخصيةإضافة إلى مجموعة من الدورات في الفهرسة إعدادالكشافات والمستخلصات ، دورات في الإنترنت واستخدام تطبيقاته المختلفة ، ودورات فيالرقمنة والحفظ الرقمي ودورات مهارات في مجال تكنولوجيا المعلومات والشبكات .ونظرا لنقل كثير من المعلومات اليكترونيا مما أوجبعلى مهنيو الأرشفة متابعة الدراسات الحديثة في المجال والعمل على الضبطالببليوغرافي والموضوعي لمقتنياتهم واستخدام الإنترنت لتبادل المعلومات معالأرشيفات الأخرى[1]محمد محجوب مالك :إدارة الوثائق الأرشيفية[2]معجم مصطلحات المكتبات والمعلومات ص30[3]المعجم الموسوعي لمصطلحات المكتبات والمعلومات[4]د سناء التكروري : بحث علاقة التكوين(التدريب) الأرشيفيبالتكوين في مجالالمعلومات إعداد نشر فيمجلة رسالة المكتبة مج 39 ،ع3،4ما الذي أدى إلى التحول من الأرشيفالورقي إلى الأرشيف الإليكترونية ؟أولا: السلبيات الملازمة للأرشيف الورقي وهي على النحو التالي : [1]
    1. يحتاج الأرشيف الورقي إلى وقت كبير للبحث عن الوثائقالمفقودة .
    2. غير قابلللتوزيع
    3. قابل للضرر قصيرأو طويل المدى
    4. مكلف فيعملية التخزين
    5. قابل للتلفوالتحطيم
    ثانيا : العواملالتي دعت إلى إدخال الحاسب ومصادر المعلومات الإليكترونية في مراكز المعلومات :[2]
    1. التزايد الهائل في كمية المعلومات ويطلق عليها اسم (انفجاروثورة المعلومات ) ؛ لذلك أصبح من الصعب على المقدرة البشرية والطرق التقليدية حفظالمعلومات وتنظيمها واسترجاعها .
    2. تغير أهمية مصادر المعلومات . فلقد كان لتزايد المعلومات وتعدد مصادرهاأثر كبير في جعل المؤسسات العلمية والصناعية والعلمية والسياسية والاقتصادية تركزأكثر في البحث عن المعلومات الكافية والمتوازنة في مجال الاختراعات العلميةوالتنافس العلمي والثقافي من مناطق جغرافية متعددة.ثالثاً : خصائص ومميزات الأرشيفالإليكتروني:إن مميزاتالأرشيف الإلكتروني تسهيل عملية الاستنساخ في عدة أشكال، بسرعة و بأقل تكاليف مننسخ الورق، كما يمكن تحويله آليا من مكان إلى مكان بفضل الانترنت. ويمكن للأرشيفالوطني أن يصبح بنك للمعلومات الإلكترونية على مستوى الدولة، يحفظ الأرشيف علىالمدى الطويل و يوفر لأصحاب القرار – فوراً عند الطلب- كل المعلومات الضروريةلمساعدتهم في مهامهم، و فيما بعد للباحثين في حدود الإجراءاتالقانونية.أورد الدكتور مساعدالطيار كثير من المميزات للأرشفة الإليكترونية وهي على النحو التالي[3]:
    1. توفير الحيز المكاني والاستغناء عن الأرشيف الورقي وأكوامالمعاملات والملفات وغيرذلك
    2. ربط أجزاء المؤسسة فيما بينها مهما تباعدتأماكنها
    3. سهولة وسرعة نقلالرسائلوالوثائق الإلكترونية بين فروع المؤسسة أو خارجنطاق المؤسسة
    4. سهولة الوصولللوثائقالإلكترونية أياً كان موقع المستفيد أو المستخدملهذه الوثائق
    5. مراقبةالوثائقوتحولاتها ومتابعتها وتطورها ومعرفة سير المعاملاتداخل المؤسسة
    6. تعدد نقاطالوصولللوثائق المحفوظة إلكترونيا مما يسهل استرجاعالوثائق
    7. سرعة الوصولللمستفيدين أياًكان موقعهم وتقديم الخدماتلهم
    8. التقليل من الأخطاءومخالفة الأنظمة
    9. التقليلمنالمراجعات للدوائر الحكومية من قبلالمستفيدين
    10. المركزية فيالتعامل مع الوثائق وبالتالي عدم التضارب والتكرار في إصدار الأوامر أوالقرارات.
    11. توحيد المعاييرفيالتعامل مع الوثائق الربط بين المعلومات في أكثر منقاعدة معلومات سواء داخلالمؤسسة الأم أوخارجها.
    12. الرفع من أداءالمؤسسات الحكومية وكذلك مؤسساتالقطاع الخاص.يعد البوابةونقطة البداية للتحول من البيئة التقليدية إلى البيئةالإليكترونية
    [1] A BIG meaning for a small word: Archiving : John F. Mahoney[2]محمد قبيسي:علم التوثيق والتقنية الحديثة،ص96[3]د . مساعد الطيار: مقال الأرشفة الإليكترونية ، موقعالقرية الإليكترونيةورغم كل المميزات التي يتميز بها الأرشيف الإليكتروني إلا أن له بعضالسلبيات التي لا تغفل ويجب معالجتها من هذه السلبيات :
    1- التطور السريع لبرامج الأرشفة ووسائطالأرشيف الإليكتروني والتي لا يمكن ملاحقتها ، مما يؤكد على ضرورة إيجاد سياسةواضحة لإدارته وتوفير وسائط وأجهزة لاسترجاعه .
    2- إمكانية تعرض المواد الأرشيفية للسرقة والتلاعبوالتحريف.
    3- يتطلب تكاليفكثيرة تحتاجها الأجهزة والعاملين في إعداد ملفات الأرشيف وتطويرها ومتابعتها من حينإلى آخر لتحديثها .
    4- أن تعرضجهاز الكمبيوتر لأي حادث مثل الأعطال أو الصدمات الكهربائية قد يؤثر على البياناتالمحفوظة في هذا الأرشيف كليا أو جزئيا مما يكون له تأثير بالغ على العمل في المكتببشكل كلي . ولعلاج مثل هذهالسلبيات كان لا بد من تحديد سياسة لإدارة الأرشيف الإليكتروني :يجب تكوين فريق تفكير وعمليشمل كل المتعاملين المعنيين بإدارة الأرشيف الإلكتروني: الإدارة المنتجة للأرشيفالإلكتروني، و قسم تكنولوجيا المعلومات (IT)، و قسم الأرشيف المعني بالحفظ في المدى الطويل. يحدد كل عضو منالمتعاملين الثلاثة المقاييس الخاصة بمجاله، ويطرح انشغالاته للأطراف الأخرى:
    - تقوم الإدارة بوضع القائمة الشاملة للأرشيف الإلكتروني المنتج من قبلها، وبتحديدمدة الحفظ للبيانات حسب حاجياتها.- يتدخل قسم الأرشيف لتحديد الأرشيف الإلكتروني الذي يجب حفظه في المدىالطويل (بل دائماً) حسب تعليمات الأرشيف الوطني، وطرح المشاكل المتعلقة بطرق الحفظلضمان حماية البيانات الإلكترونية؛
    - يقترح قسم تكنولوجيا المعلومات (IT) أنواع البرامج والأجهزة والدعامات التي يمكناستخدامها في المعاملة اليومية، ثم للحفظ في المدى الطويل.- سوف ينبثق من هذا الفريق المتكامل سياسة لإدارةالأرشيف الإلكتروني على مستوى المؤسسة المعنية، وتبقى تلك السياسة قابلة للإثراءحسب التطبيق في الميدان وحسب التطور التكنولوجي، لأنه "من غير الممكن الاستفادة منالبلورة السحرية لقراءة المستقبل التكنولوجي!" لذا يجب تحديد سياسة تعتمد علىأفضل الدعامات الموجودة في الوقت الحالي والتي تضمن حفظ الأرشيف الإلكتروني لمدةعشر سنوات ، مع العلم بأن بعد هذه المدة يفترض اللجوء إلى حلول تكنولوجية أخرى حسبالتطور التكنولوجي.سوف ترتكز السياسة الخاصة بحفظ الأرشيف الإلكتروني فيالمدى الطويل على العناصر التالية:أ‌- استغلال كل الدعامات الإلكترونية الممكنة (بتعددأشكالها) لضمان الحصول على البيانات الإلكترونية إذا ضاعت في شكل منالأشكال.ب‌- وفي هذا النطاق،يجب تخزين الأرشيف الإلكتروني في أقراص ( CD.Rالأكثر جودة)،وفي القرص الصلب (HDD)، وفي الجهازالمركزي (SERVER)،مع تحويليومي (Back up) خارج الجهاز (Off Site) في كاسيت (DLT).ج- وكل هذهالإجراءات لم تضمن حفظ الأرشيف الإلكتروني في المدى الطويل إذ لم تقوم المؤسسةبعملية هجرة البيانات (periodical migration) مرة كل خمس سنوات.د- يجب القيام دوريا بتجديد (*******ing) و بهجرةالبيانات من شكل إلى آخر قبل ضياع المعلومات، و تتطلب هذه العملية إدماج قضيةالأجهزة و البرامج في سياسة هجرة البيانات الإلكترونيةه- من هذا المنطلق، يجب تحديد خطة لاختبار البياناتالإلكترونية و لتجديدها و إعادة شكلها عند تغيير الأجهزة (hardware) و البرامج (software)و- بدون ما ننسى – في تحديد السياسة لحفظ الأرشيف- إمكانية استعمالتقنية الميكروفيلم الذي يبقى أفضل و أضمن وسيلة لحفظ الأرشيف في المدى الطويل (أكثرمن قرن)، شريطة القيام أيضا بالإجراءات المرتبطة بصيانة الأفلام؛ و يمكن استخراجالبيانات الإلكترونية في شكل الميكروفيلم بفضل تطور التكنولوجية؛ي- يرجع لكلمؤسسة تحديد السياسة التي تناسبها لضمان حفظ الأرشيف الإلكتروني، و إعطاء عنايةخاصة للأرشيف الإستراتيجي الذي يجب تصويره رقميا في كل الأشكال الإلكترونية، وقياسيا (ميكروفيلم)، و الاحتفاظ إذا اقتضى الأمر بالأرشيف الأصلي، مثل سجلات الحالةالمدنية و الملفات التقنية للبنية التحتية بالنسبة لأرشيفالدولة...في النهاية، انقلرأي الأرشيف الوطني الأمريكي حول أفضل شكل لحفظ الأرشيف الإلكتروني في المدىالطويل: " الشكل الثابت (persistent format) هو الشكل الذي يرتكز على استراتيجيه للحفظ تهدف إلىالتقليل من أضرار الزوال التكنولوجي، و إلى التخفيض من التبعية اتجاه الأجهزة (hardware) و البرامج (software)، ليمكن في المستقبل استرجاع البيانات الإلكترونيةو نسخها للحصول على وثائق صادقة".كيف يمكن إنشاء أرشيف اليكتروني ؟خطوات الإنشاء :1. استقال البياناتوالمستندات المراد أرشفتها من كافة الإدارات والأقسام في المكاتب المختلفة2. ترميز الوثائق المرادأرشفتها وفقا لدليل أعد سابقا لتحقيق هذا الغرض3. إدخالها إلى ذاكرة الكمبيوتر أو أي وسيط من وسائط التخزين بواسطة برامجوأنظمة مصمصة بدقة لأرشفة الوثائق وحفظها إضافة إلى الأجهزةاللازمة لإدخال هذهالوثائق إلى جهاز الحاسب وأرشفتها مثل الطابعات وغيرها من وسائل الإدخال4. حفظ الوثائق المؤرشفةفي ملفات الأرشيف الإليكترونية .5. إجراء التحديث المستمر للبيانات ، وضبط العمل على تحقيق الأمان المطلوب، وصيانة وإصلاح الأجهزة حتى لا يؤدي توقفها إلى إعاقة سير العمل . 6. إصدار التقارير بصفة دوريةعن العمل والمواد المخزنة في الأرشيف، ويتضمن التقرير المعلومات التالية :1. أنواع السجلات وتركيب الملفاتالتي تم التخزين عليها .2. الوسائط المختلفة التي تستخدملتخزين السجلات .3. الأسس التي يتم وفقا لها ترتيبالسجلات، مثلا أرقام مسلسلة وفقا لدليل معين يمكن استخدامه لإخراج البيانات عندالحاجة إليها . 4. طريقة تحديث البيانات المسجلةفي الملفات المختلفة، وذلك لإضافة بيانات جديدة أو لتعديل بعض البيانات السابقة أوحذف بعضها الآخر .5. وسائل وطرق التحكم في الأخطاءالتي قد تحدث عند إدخال البيانات وفق لترتيب السجلات الخاصة بها وواضح أن عملياتالتشغيل الكمبيوتري يجب أن تتضمن الطرق التي يمكن استخدامها للكشف عن الأخطاء . مثلا: بعد تحديث البيانات يمكن إخراج موجز بالمجاميع بعد الإضافات المختلفةوالسحوبات التي حدثت ومقارنة النتائج مع الموجز قبل التحديث للتأكد من التطابق الذييجب أن يتحقق إذا كانت عمليات التشغيل قد تمت بدقة تامة . 6. دراسة طبيعة ، وحجم ،وتكرار، ووقت الاستجابة، وذلك فيما يتعلق بالحصولعلى المعلومات من ذاكرة الكمبيوتر وبتحديث البيانات المخزونة في ملفات هذه الذاكرة . ويعني ذلك ضرورة إجراء الموازنة بين وقت الاستجابة الخاص بنظام كمبيوتري معينوبين التكلفة التي تحتاجها كل من البرمجة الخاصة بهذا النظام وتخزين البيانات وفقالتشغيل هذا النظام ، وتحديث هذه البيانات كلما دعت الحاجة إلى ذلك. وبالرغم من أنإنشاء إدارة للبيانات باستخدام الكمبيوتر والملفات المختلفة الخاصة به يمكن أنيتطلب استثمارا هائلا في رؤوس الأموال والموظفين الذين تحتاجهم مثل هذه الإدارة ،إلا أنها يمكن أن تقدم خدمات جليلة للمؤسسة ، كما يمكن إدخال التعديلات عليها منوقت إلى آخر بسهولة وتكاليف قليلة .ملاحظات يجب مراعاتها عن تصميم ملفات الأرشيف الإليكتروني[1]:1. إن تصميم ملفاتالأرشيف الإليكتروني هو بالدرجة الأولى فن ، بمعنى أنه عمل يعتمد أساسا على إدراكالمسئول عن التصميم للأعمال المختلفة التي تقوم بها المؤسسة . أي أنه يجب أن يتضحفي أذهان المسئولين عن التصميم صورة شاملة ومتكاملة للمسالك التي تأخذها التدفقاتالمختلفة للبيانات والمعلومات حتى يمكن تحديد التركيب الخاص بالملفات التي تكونهناك حاجة إلى إدخالها في الكمبيوتر ، بالإضافة إلى البيانات التي سوف يتضمنها كلملف .2. يجب أن يدرك المسئولون عنالتصميم الطرق المختلفة التي يمكن على أساسها تحديث البيانات التي تتضمنها الملفات . ذلك لأن بعض عمليات التحديث يمكن أن تكون بصفة مستمرة ، بينما يكون البعض الآخرمن البيانات ثابتا تقريبا .3. يجب المقارنةبين التراكيب المختلفة للملفات التي يمكن استخدامها في الأرشيف لتحقيق التوافقبينها وبين أنواع المعلومات ومدى احتياجها إلى التحديث4. الموازنة بين تكاليف العمل وبين أنواع الملفات التي يمكن الاعتماد عليهاووسائط التخزين التي تستخدم لحفظ البيانات المختلفة . وعند بحث التراكيب المختلفةيجب الموازنة التكاليف والسرعة التي يتطلبها العمل عند استعادة البيانات أو عندتحديثها ، وكذلك حجم البيانات وقابليتها للتغيير من وقت إلى آخر .5. يقوم نظام الأرشيف على استخدام أرقام دليل يجب أنتعرف بها الملفات والمستندات الموثقة والنسخ المحفوظة في أي وسيط من وسائط التخزينالمختلفة ، بمعنى أن هذه النسخ يجب أن تحمل نفس رقم الدليل الخاص بالوحدة أوبالموضوع أو بالعملية التي يخزن لها ملف خاص بها في ذاكرة الكمبيوتر أو على أيواسطة من وسائط التخزين . لذلك يجب أن يكون لدى مصمم الملفات الخبرة الكافية فيإعداد دليل يتصف بالمرونة التي تساعد في تخفيف أعباء التعديلات التي تضطر الإدارةإلى إجرائها عندما يكون الدليل محددا وقاطعا ، أي عندما لا يكون متمتعا بالمرونةالتي يمكن أن تساير تطور أعمال المكتب التابع له .6. عند تصميم الدليل الخاص بمكتب ما يحسن تحديد الأساس الذي ينبني عليهتركيب الدليل ، بمعنى هل يكون الدليل مركبا على أساس الوحدات التي يتعامل معهاالمكتب أو على أساس الموضوعات التي تكون أعماله أو على أساس العمليات المختلفة التيتجري فيه . وواضح أن تحديد هذا الأساس للدليل يتوقف على الأهداف التي يرجوها المكتبمن إنشاء الأرشيف الإليكتروني ، وعلى كيفية احتياجه للبيانات من هذا الأرشيف . لذلكيكون لكل مؤسسة ظروفها الخاصة التي تحدد نوع الدليل الذي يتفق وطبيعة أعماله . أوالاسترشاد بالأنظمة المختلفة التي أعدتها وتتبعها بعض المؤسسات في الدول المختلفةمثل نظام (RECODEX)للمحفوظاتفي الدوائر الحكومية الكندية وغيره من أنظمة الأرشيف ذات الأهمية المنتشرة فيالعالم.7. يجب بعد ذلك تصنيف وتبويبالدليل الترميزي إلى أقسام يكون لكل منها رقمه الخاص تبعا لعدد هذه الأقسام على أنتترك فراغات في النهاية للأقسام التي يمكن أن تستحدث مستقبلا ، ثم تحديد المجموعاتالتابعة لكل قسم ، ثم تحديد عدد الوحدات التابعة لكل مجموعة من المجموعات المختلفةالتي تكون الدليل ... وهكذا إذا أردانا التسلسل في التقسيم .من المرغوب فيه أن توضحالبيانات المختلفة التي سوف يجري إدخالها إلى ذاكرة الكمبيوتر على استمارة تصممخصيصا لذلك .[1]ج.مدبك ، عمر مكداشي:استخدام الكمبيوتر في الأرشيف،ص109منقول عن
     
    آخر تعديل بواسطة المشرف: ‏31 يناير 2016
  2. #2
    mounim

    mounim مدون جديد

    رد: الأرشيف والأرشفة الإليكترونية

    مشكور